Erhebliche Personalentlastung durch digitalisierte Rotationsplanung in Kliniken

Die Personal- und Stellenplanung in Kliniken ist komplex und bindet erhebliche Personalressourcen. Das weißt Gründerin Lisa Holzgruber aus eigener Erfahrung. Sie verantwortete das Ärzteausbildungsmanagement und die ärztliche Rotationsplanung für eine Wiener Krankenhausgruppe. Eine entsprechende Software war am Markt nicht verfügbar. Das wollte sie ändern und rief 2020 rotable technologies ins Leben, ein Start-up, das seither eine cloudbasierte Software entwickelte, mit der es erstmals möglich ist, die Rotationsplanung von Assistenzärzten, Klinisches Praxis Jahr (KPJ)-Studierenden – und zukünftig auch Pflege-Auszubildenden – automatisiert durchzuführen. Zusätzlich können zugehörige Verwaltungstätigkeiten und eine budgetgerechte Stellenplanung mit wenig Aufwand abgewickelt werden. Co-Gründer Yannik Dues im Interview mit Innovation Origins:

Was motiviert Sie?

Die Koordinierung und Verwaltung der klinischen Rotationen von Mitarbeitern gestaltet sich sehr komplex. Regulatorische Anforderungen müssen ebenso berücksichtigt werden, wie klinik- und abteilungsspezifische Rotationsregeln – und bestenfalls noch die persönlichen Präferenzen der zu planenden Personen. Wobei die Rotationen oft nicht nur stations- und abteilungsübergreifend zu koordinieren sind, sondern auch häuser- und verbundübergreifend. Das ist eine große technische Herausforderung und bindet erhebliche Personalressourcen. Da die Rotationsplanung in der Regel von den ohnehin schon schwer belasteten personalverantwortlichen Oberärzten und Oberärztinnen verantwortet wird.

Es motiviert uns, dass wir mit Hilfe unserer Lösung die Ärzteschaft nachhaltig entlasten und die Ausbildungsstruktur in Kliniken verbessern können. Aktuell gehen wir davon aus, dass unsere Software eine Aufwandsersparnis von bis zu 80 Prozent ermöglicht.

Was war das größte Hindernis, das Sie überwinden mussten?

Abgesehen von den Hürden und Herausforderungen, denen jedes Startup gegenüber steht, hatten wir ein ganz spezifisches Problem:  Wir hatten gerade erst mit der Entwicklung unserer Software begonnen und mussten schon der Nachfrage am Markt nachkommen. Um das Problem zu verstehen, haben wir zunächst Interviews in allen großen Kliniken durchgeführt. Wir hatten noch keine Codezeile geschrieben, aber am Ende der Interviews schon eine Reihe an Interessenten. Um ausgewählte Krankenhäuser frühzeitig einbinden zu können, haben wir deshalb ein Pilotprojekt und sogenannte Sneak-Peeks ins Leben gerufen.

Außerdem war es wirklich schwierig, top Talente im Software Engineering zu rekrutieren. Wir haben international rekrutiert und mussten erfahren, dass es das Procedere der Rot-Weiß-Rot-Card enorm bürokratisch und langwierig macht, ausländische Arbeitskräfte nach Österreich zu holen. Das schreckt Talente oft ab.

Welche Leistungen haben Sie wirklich stolz gemacht?

Der bisher schönste Moment war der erste Kundentest, als unsere Lösung noch ein absoluter Work-in-progress war. Es war toll zu sehen, wie wir den Klinikalltag erleichtern können und mit welcher Begeisterung die Lösung angenommen wurde. Das war ein wichtiger Meilenstein und ein positiver Impact für die darauffolgenden Monate.

Wie schwer war es, eine Finanzierung zu bekommen?

Wir waren in einer günstigen Position, weil wir einen Algorithmus entwickeln, der erstmals die Komplexität einer klinikübergreifenden Rotationsplanung abbilden kann. Das gibt es noch nicht am Markt und deshalb haben wir Forschungsförderung bekommen. Später konnten wir aufgrund unseres starken und komplementär aufgestellten Teams auch Investoren überzeugen. Aber Investoren zu finden, die aus strategischer Sicht passen, war dann doch zeitaufwändig. Die Vorlaufzeiten lagen bei acht bis zehn Monaten. Durch die Attraktivität unseres Produkts konnten wir auch schon sehr früh Pilotkunden gewinnen und erste Umsätze erzielen.

Könnten Sie sich einen besseren Ort für Ihr Start-up vorstellen?

Österreich und insbesondere Wien ist aufgrund der bestehenden Förderlandschaft vor allem in der frühen Phase eines Start-ups ein attraktiver Standort. Auch erste Finanzierungsrunden mit Investoren – Pre-Seed und Seed – lassen sich noch gut aufstellen. Geht es jedoch in Richtung Wachstumskapital – Series A oder Series B – wird es für österreichische Start-ups im eigenen Land schwierig. Dann ist spätestens der Punkt gekommen, an dem es ins Ausland geht. Wie schon erwähnt, ist es auch schwierig, Talente aus dem europäischen Ausland nach Österreich zu holen. Hier braucht es zwingend eine Vereinfachung.

Wo möchten Sie mit Ihrem Unternehmen in fünf Jahren sein?

In fünf Jahren möchten wir unsere datengetriebenen Anwendungen europaweit anbieten, um vielen Kliniken und Gesundheitseinrichtungen eine effizientere und effektivere Planung für klinische Fachkräfte und wertschöpfende Personalprozesse zu ermöglichen. Unser Ziel haben wir dann erreicht, wenn unsere Kunden sagen: „Wie konnten wir jemals ohne rotable arbeiten?“

Was macht Ihre Innovation besser/anders als existierende Dinge?

Wir haben es mit unserer cloudbasierten Software erstmals geschafft, den Aufwand für die Rotationsplanung in Kliniken durch gezielte Automatisierung zu minimieren und zugehörige Verwaltungstätigkeiten software-gestützt abzuwickeln. Nebeneffekt der Digitalisierung dieses Prozesses ist eine neue Datenbasis mit Informationen, die bis dato handschriftlich festgehalten werden oder auf verschiedene Tabellen im System verteilt sind. Wir können diese Informationen zentralisieren und strukturieren, so dass sie nutzbar werden. Dadurch können wir zum Beispiel zuverlässig und schon lange im Voraus erkennen, wann und wo eine Stelle frei wird und wie sie nachbesetzt werden muss.

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