Start-up maakt met AI complexe roosters voor klinisch personeel in ziekenhuizen

By Hildegard Suntinger

Personeels- en taakplanning in ziekenhuizen is complex. Het kost een planner veel tijd en moeite een werkschema op te stellen. Zeker als medici ook nog eens in verschillende ziekenhuizen werken. Lisa Holzgruber weet dit uit eigen ervaring. Zij was verantwoordelijk voor de personeelsplanning van de artsenopleiding en de planning van de artsenroulatie voor een Weense ziekenhuisgroep. Software was daarvoor niet op de markt beschikbaar. Zij wilde daar een oplossing voor vinden en richtte daarom in 2020 rotable technologies op. Deze start-up ontwikkelde een cloud-based softwarepakket waarmee het voor het eerst mogelijk is om het opstellen van een planning van arts-assistenten, studenten klinische praktijk en in de toekomst ook verpleegkundige stagiairs, te automatiseren. Mede-oprichter Yannik Dues vertelt erover in deze aflevering van start-up-of-the-day.

Wat is jullie motivatie?

“Het coördineren en beheren van de planning voor klinisch personeel is zeer complex. Er moet rekening worden gehouden met allerlei wettelijke voorschriften en afdelingsspecifieke roulatieregels. In het beste geval zelfs met de persoonlijke voorkeuren van de personen die moeten worden ingepland. En zulke schema’s moeten vaak niet alleen over afdelingen en afdelingen heen worden gecoördineerd, maar ook over verschillende ziekenhuizen en samenwerkingsverbanden. Dit is een grote technische uitdaging die aanzienlijke personele middelen vergt.

Daarbij komt dat het opstellen van roosters gewoonlijk de verantwoordelijkheid is van de oudere artsen, die reeds een zware werklast hebben. Het motiveert ons dat wij met behulp van onze oplossing mensen uit het medische vak duurzaam kunnen ontlasten en de opleidingsstructuur in ziekenhuizen kunnen verbeteren. Op dit moment gaan wij ervan uit dat onze software tot 80 procent van de benodigde tijd en inspanning kan besparen.”

Wat was de grootste hindernis die jullie moeten overwinnen?

“Afgezien van de hindernissen en uitdagingen waarmee elke start-up te maken krijgt, hadden wij een zeer specifiek probleem. Wij waren net begonnen met de ontwikkeling van onze software en moesten op dat moment al aan de marktvraag voldoen. Om het probleem goed in kaart te brengen, hebben wij eerst interviews gehouden in alle grote klinieken. We hadden nog geen regel code geschreven, maar aan het eind van de gesprekken hadden we al een aantal belangstellenden. Om ziekenhuizen in een vroeg stadium bij het project te kunnen betrekken, hebben wij een proefproject opgezet en zogenaamde sneak peeks georganiseerd.

Het was ook heel moeilijk om toptalent te werven voor de software-ontwikkeling. Wij kwamen erachter dat de procedure om buitenlandse werknemers naar Oostenrijk te halen, enorm bureaucratisch en tijdrovend is. Dit schrikt getalenteerde mensen vaak af.”

Sneller nieuwe medicijnen en minder fouten bij voorschriften dankzij AI

Slechts 12 procent van alle medicijnen die klinisch worden getest komt uiteindelijk op de markt terecht. Door gebruik te maken van AI kunnen farmaceuten en wetenschappers potentiële medicijnen tegen ziektes sneller vinden.

Waarop zijn jullie trots?

“Het mooiste moment tot nu toe was de eerste klantentest, toen onze oplossing nog een absoluut ‘work-in-progress’ was. Het was geweldig om te zien hoe we het opstellen van de dagplanning in de kliniek konden vergemakkelijken en met hoeveel enthousiasme de oplossing werd aanvaard. Dat was een belangrijke mijlpaal en een positief effect voor de maanden die volgden.”

Was het moeilijk om een financiering te krijgen?

“Wij bevonden ons in een gunstige positie omdat wij een algoritme aan het ontwikkelen zijn dat voor het eerst de complexiteit van de planning tussen klinieken onderling in kaart kan brengen. Dit bestaat nog niet. En dat is de reden waarom wij onderzoeksfinanciering hebben gekregen. Later hebben we ook investeerders weten te overtuigen. Maar het was tijdrovend om investeerders te vinden die vanuit strategisch oogpunt geschikt waren. De doorlooptijd bedroeg acht tot tien maanden. Door de aantrekkelijkheid van ons product konden wij al heel vroeg testklanten winnen en onze eerste verkopen realiseren.”

Is Wenen een goede vestigingsplaats voor een start-up?

“Oostenrijk, en Wenen in het bijzonder, is een aantrekkelijke locatie, vooral in de beginfase van een start-up, vanwege het bestaande financieringslandschap. Initiële financieringsrondes met investeerders – pre-seed en seed – kunnen ook nog steeds goed worden opgezet. Wanneer het echter op groeikapitaal – Serie A of Serie B – aankomt, wordt het voor Oostenrijkse startende ondernemingen moeilijk in eigen land. Dan komt het punt dat ze naar het buitenland moeten gaan. Zoals reeds gezegd, is het ook moeilijk om talent uit andere Europese landen naar Oostenrijk te halen. Er is hier dringend behoefte aan vereenvoudiging van dergelijke procedures.”

Wat onderscheidt jullie toepassing van soortgelijke systemen?

“Met onze cloud-based software zijn we er voor het eerst in geslaagd om de complexe samenstelling van roosters door middel van gerichte automatisering en de bijbehorende administratieve activiteiten te vereenvoudigen. Een neveneffect van de digitalisering van dit proces is een nieuwe database met informatie die tot nu toe met de hand werd bijgehouden of over verschillende tabellen in het systeem werd verspreid. Wij kunnen deze informatie centraliseren en structureren zodat zij bruikbaar wordt. Zo kunnen wij bijvoorbeeld lang van tevoren op betrouwbare wijze vaststellen wanneer en waar een vacature ontstaat en hoe die moet worden opgevuld.”

Waar staat de onderneming over vijf jaar?

“Over vijf jaar willen we onze datagestuurde toepassingen in heel Europa aanbieden, zodat veel klinieken en zorginstellingen efficiënter en effectiever klinische professionals kunnen plannen en er HR-processen met toegevoegde waarde ontstaan. Wij zullen ons doel bereikt hebben wanneer onze klanten zeggen: “Hoe konden wij ooit zonder rotable technologies werken?”

Lees ook andere afleveringen uit deze serie.

Iedere dag zet Innovation Origins een start-up in de schijnwerpers. Lees ze allemaal.