Rond de eeuwwisseling liepen steeds meer bedrijfsprocessen vast vanwege de strakke manier waarop computersystemen werden geïmplementeerd. “Als iets destijds werd geautomatiseerd, werd er een consultant ingevlogen, hem werd verteld hoe het werk eruitzag, de consultant maakte een model, dat werd in een computer gestopt”, aldus Boudewijn van Dongen, hoogleraar process analytics aan de faculteit Wiskunde en Informatica van de Technische Universiteit Eindhoven.
Negen van de tien keer resulteerde dat in een model dat niet overeenkwam met de praktijk. “De vraag die Wil [van der Aalst, red.] zich stelde was: ‘Stel dat ik bijhoud wat mensen de hele dag doen. Kunnen we daar dan een model van maken?’ Uiteindelijk is daar een process mining technologie uitgekomen die in staat is om voor negentig procent te beschrijven hoe de processen binnen een organisatie in elkaar zitten.”
In 1998 kwam Van Dongen terecht bij de process analytics-groep; hij was te laat met het regelen van een stage en Van der Aalst was nog op zoek naar een informaticus. Twintig jaar later zit hij nog steeds bij diezelfde onderzoeksgroep en nam het stokje als hoofd van de onderzoeksgroep over van voorganger Van der Aalst.
Gefascineerd door process mining
Ook Lotte Vugs raakt in haar studietijd aan de TU/e gefascineerd door process mining. “In plaats van zelf met een stopwatch naast de fabrieksband te staan, kun je met deze techniek een compleet beeld krijgen van een proces en verbeterpotentieel in kaart brengen”, vertelt ze vanachter haar computerscherm. Het is nog vroeg aan de oostkust van de Verenigde Staten, maar haar enthousiasme over de datatechniek is makkelijk voelbaar. Vugs woont tijdelijk in Connecticut, waar ze een grote multinational helpt om process mining wereldwijd uit te rollen.
Tijdens haar master begint Vugs, samen met medestudenten Maarten van Asseldonk en Niek van Son, met het in kaart brengen van processen en ontwerpen verbetermodellen voor klanten. Zo werd vijf jaar geleden Waves Process Intelligence (Waves PI) geboren: een consultancybedrijf in process mining.
Inzichtelijk maken van zorgtaken
Vugs: “Neem een medisch proces. Een patiënt breekt zijn pols, gaat naar de huisartsenpost, schrijft zich in, krijgt een consult, wordt doorverwezen naar het ziekenhuis. Daar meldt hij zich aan de balie, wordt doorgestuurd naar radiologie waar ze een foto nemen van zijn pols. Vervolgens krijgt hij een diagnose en moet hij naar de gipskamer. Allemaal stappen die we goed aan elkaar uit kunnen leggen, maar aan de hand van process mining kunnen we die handelingen echt inzichtelijk maken.”
Het inzichtelijk maken en verbeteren van de workflow van zorgpersoneel is ook iets waar de onderzoeksgroep van Van Dongen zich mee bezighoudt. Traditioneel gezien ligt de focus van innovatie en technologie in de zorg vaak op het verbeteren van patiëntdoorstroming, legt de hoogleraar uit. Daarbij verliest men vaak uit het oog dat het verplegend personeel het lijdend voorwerp is van die technologie.
Door interacties tussen verpleging en patiënt inzichtelijk te maken, rekenen ze op de TU/e aan de hand van process mining door wat de opties zijn. “Als een patiënt een halfuurtje extra wacht, kun je het werk voor de verpleegkundigen reduceren, zorgen dat ze niet de hele tijd hoeven te wisselen van taak. Wij kijken naar het personeel en niet alleen naar de patiënten.”
Process mining tool Konekti
Als consultancybedrijf heeft WavesPI te maken met verschillende bedrijven die allemaal werken met hun eigen systemen waarbinnen elke keer opnieuw data verzameld moet worden. Het verzamelen van data en deze data transformeren naar heldere eventlogs neemt veel tijd in beslag. Om dat op te lossen, ontwikkelden ze Konekti. Een tool die het voorbereiden van data voor process mining vergemakkelijkt.
“Het doel van de tool is dat de procesanalist in recordtijd zijn data voor kan bereiden. De analist kan verbinden met verschillende bedrijfssystemen, aangeven welke processtappen en andere informatie relevant zijn, en deze klaarzetten voor analyse in een process mining tool naar keuze. Door dit op een gestructureerde manier te doen lukt dit in Konekti volledig zonder code. Daarnaast kan het werk gemakkelijk gedeeld worden met andere analisten die een soortgelijk proces willen minen, zodat ze niet vanaf nul hoeven te beginnen”, legt Vugs uit. In het tweede kwartaal van dit jaar wordt Konekti beschikbaar voor een groter publiek.
Meer behoefte aan validatie
Een trend die Van Dongen duidelijk ziet terugkomen binnen zijn vakgebied, is dat de maatschappij nu veel meer behoefte heeft aan validatie dan twintig jaar geleden. Daarom werkt de process analytics groep nauw samen met de data visualisatiegroep van de TU/e. “Machines kunnen steeds meer dingen doen en uitrekenen, maar mensen hebben steeds meer behoefte aan transparantie. Willen begrijpen of er eerlijke keuzes worden gemaakt, of AI niet discrimineert. Het is terecht dat we ons daar zorgen over maken”, vindt Jack van Wijk, hoogleraar visualisatie aan de TU/e.
Ook ProcessGold is een goed voorbeeld van samenwerking tussen process mining en datavisualisatie. MagnaView, een spin-off van de datavisualisatie-groep, fuseerde in 2016 met ProcessGold. Het bedrijf werd in 2019 overgekocht door het Amerikaanse miljardenbedrijf UiPath.
Van Wijk: “Resultaten van process mining zijn vaak best ingewikkeld en dan is visualisatie dus heel nuttig. Neem een process netwerk, dat bestaat uit vijftig, zestig, misschien zelfs honderd bolletjes. Al die bolletjes staan voor een bepaalde toestand en zijn onderling met elkaar verbonden. Het in beeld brengen van zo’n netwerk is heel moeilijk.”
Process mining groeit
Vugs merkt dat process mining steeds groter wordt. Waar ze vijf jaar geleden iedereen persoonlijk kende als ze op een conferentie was, is dat nu niet meer het geval. “Steeds meer grote softwarepartijen trekken het zich naar zich toe. Ik denk dat process mining steeds meer een normale analytics tool wordt. Dat je geen losse consultant meer nodig hebt, maar dat het geheel laagdrempeliger wordt. Daar moet onze tool aan bijdragen. Ons doel is dat onze tool over vijf jaar net zo mainstream is voor procesanalisten als PowerPoint is voor het maken van een presentatie.”
Ook Van Dongen ziet zijn vakgebied groeien en verwacht dat de techniek een steeds prominentere rol zal krijgen op het raakvlak van bedrijfskunde en informatica. “Kijk naar de Brainportregio. Een van de belangrijkste vragen is: hoe kunnen we de hightech maakindustrie in Europa houden. En wat in Europa zo duur is, is arbeid. Onze technologie is daarbij heel belangrijk, omdat je processen inzichtelijk kunt maken en daarmee effectiever en goedkoper.”
Bedrijfskundigen zullen in de toekomst steeds vaker geconfronteerd worden met technologieën als process mining, verwacht Van Dongen. Hij ziet dat steeds meer bedrijven interne trainingen aanbieden en het vakgebied druppelt ook langzaam curricula van andere universiteiten binnen. Vooralsnog is de TU/e de enige plek in Nederland waar process mining binnen zowel bachelor- als masteropleidingen een prominente plaats inneemt.
“Kijk naar de Brainportregio. Een van de belangrijkste vragen is: hoe kunnen we de hightech maakindustrie in Europa houden. Onze technologie is daarbij heel belangrijk, omdat je processen inzichtelijk kunt maken en daarmee effectiever en goedkoper.”
Boudewijn van Dongen
Beeld omslag: pubsonline.info.org
