Ze hebben een soort echoapparaat dat al je geautomatiseerde processen doorpluist naar verborgen kosten, bottlenecks en andere inefficiënties. En waar ze met hun process mining softwareoplossing ook komen, bedrijven kunnen het resultaat amper geloven. Over falende ideale plaatjes en de kracht van voorspellende waarden, en de rol van hun peetvader uit Eindhoven. Aan tafel met de data scientists van Celonis uit Den Bosch, een bedrijf met honderden klanten uit tientallen landen, een geschatte waarde van zo’n een miljard en het hoofdkantoor in München.
Hij hoort het elke keer opnieuw. Bij welk bedrijf hij ook komt, vertelt Alexander Lethen, regional vice president Benelux van Celonis: ‘Jullie verhaal is te goed om waar te zijn. We kennen de praatjes. Tientallen jaren wordt dit al beweerd, maar nog nooit kon iemand die belofte waarmaken. Wat jullie zeggen, kan ook helemaal niet’. Lethen met een glimlach: “Het is misschien ook too good to be true, maar we maken echt waar wat we beloven. Met onze software kun je al je IT-aangestuurde bedrijfsprocessen analyseren en visualiseren. Het ontwaart knelpunten, verborgen kosten en andere inefficiënties. Om die waar nodig daarna te optimaliseren.”
Wil van der Aalst
Dat ‘too good to be true’ komt door de bijzondere process mining software van Celonis, vertelt Lethen. Aan de ontwikkeling daarvan gaat een lang verhaal vooraf dat begint in Eindhoven. Op de TU/e, bij professor Wil van der Aalst om precies te zijn. En dat is niet de minste hoogleraar, sterker, hij wordt internationaal gezien als de topper op het gebied van data science en behoort tot de meest geciteerde datawetenschappers ter wereld. Inmiddels heeft hij de RTU Eindhoven ingeruild voor de RWTH Aachen. Lethen: “Binnen bedrijven heb je tal van geautomatiseerde processen. Van klantenservice en productie tot recruitment en betalingen. Met elkaar genereren die zo veel data dat bedrijven er amper nog chocola van kunnen maken. Ze raken het overzicht kwijt, waardoor veel waardevolle informatie onbenut vervliegt. Met als gevolg dat veel processen soms helemaal in de soep lopen. Met process mining kan je alles inzichtelijk maken om het geheel efficiënter in te richten.”
“Het is misschien too good to be true, maar we maken echt waar wat we beloven.”
God van toewijding en wedijver
Van der Aalst is een van de grondleggers van processs mining; hij bedacht tien jaar geleden de achterliggende techniek. Drie promovendi van de Technische Universiteit München worden geraakt door zijn bevindingen. Het onderzoek naar process mining is dan nog erg wetenschappelijk. Toegepaste software bestaat niet. Dus schrijven de drie studenten die zelf, op basis van het onderzoek van Van der Aalst. Ze testen hun idee bij een aantal ‘proefklanten’. De resultaten zijn meteen zo verrassend dat ze in 2011 besluiten hun process mining softwareproduct op de markt brengen. Onder de noemer Celonis. Die naam is een verbastering van de naam van een Griekse God, Zelos – de personificatie van de toewijding en wedijver. Lethen: “Zijn naam schrijf je eigenlijk met een Z, maar ja, om nou een bedrijfsnaam te beginnen met een Z. Dan kom je achteraan te staan in de Gouden Gids. Daarom kun je maar beter kiezen voor een naam die met een A, B of C begint. Vandaar Celonis.”
Data versus Process mining
Misschien eerst even het verschil tussen data en process mining verduidelijken. “Het eerste blijft wat meer aan de oppervlakte”, zegt Ron Pelsmaeker, Marketing & Inside Sales bij Celonis. “Het analyseert statische data, zoals die op het moment van analyse zijn opgeslagen in databases. Process Mining duikt dieper in dat datazwembad. Legt verbindingen en bekijkt hoe die data zijn ontstaan.” Noem process mining een echo-opname van een bedrijf, vergelijkt hij. Geen momentopname, geen steekproef, maar een foto terwijl een bedrijf ‘aan’ staat. Dan pas ook kun je een proces holistisch analyseren. “Je ziet real-time precies hoe processen verlopen en waar en hoe die eventueel haperen.” Nadat je de echo hebt genomen, kijk je verder dan de plek van het probleem. Zoals een goede arts dat ook doet, vergelijkt hij. Die bestudeert bij een lichamelijke klacht evenzo het hele lichaam en de lifestyle van iemand. “Ook een bedrijfsproces is geen geïsoleerd iets. Denk aan een productieproces. Dat is veelal volledig geautomatiseerd. Toch kan er iets misgaan in de productiestraat, in een spuiterij. Robots kunnen niet goed afgesteld zijn. Misschien heeft een leverancier een niet goed dekkende verf besteld. Of zijn de medewerkers onvoldoende opgeleid. Ze denken de werking van een machine te begrijpen, maar blijven vervallen in dezelfde fout.”
Niks van A tot Z
Pelsmaeker weet hoe dat gaat. Bij elk bedrijf zijn de meeste processen gecodeerd en vastgelegd in een ideaal plaatje. Te vaak verlopen die in werkelijkheid anders. Omdat niet iedereen het afgesproken stappenplan van A tot Z volgt. Dat zit een beetje in de mens, zegt Pelsmaeker. Dat je denkt, ach, deze keer doen we dat gewoon een keertje anders. De levertijd is vijftien dagen, maar kom, het betreft een order van een vaste klant die je ook nog eens persoonlijk goed kent en een bestelling echt snel nodig heeft. Dus wijk je af van het ideale plaatje. Uitzonderlijk denk je? Nee, integendeel. Lethen: “In een veelvoud van de gevallen wordt binnen een bedrijf van de voorgeschreven route afgeweken. Of het nou gaat om een financieel-, productie-, of sollicitatieproces.”
“Er bestaat een groot verschil tussen theorie en praktijk. Zonder dat iemand binnen een bedrijf daar weet van heeft. Dat is heel gek.”
Inkoopproces
Lethen toont een voorbeeld van een inkoopproces van een groot B2B bedrijf. Ruim 1 miljoen orders, goed voor een kostenpost van meer dan 2 miljard. Het inkoopproces start zodra je iets bij dat bedrijf koopt en stopt als je hebt betaald. Een helder en eenvoudig lineair proces. Je doet een bestelverzoek en krijgt een bestelformulier. Jij vult dat in. Je bestelling wordt geplaatst en verstuurd. De factuur wordt ontvangen, ingeboekt, betaald en klaar, c’est ca. Simpel toch? Niet dus, want lang niet iedereen binnen dat bedrijf bleek zich aan deze procedure te houden, vertelt Lethen. “Van die schijnbaar o zo eenvoudige route van bestelopdracht tot betaling bestonden binnen het betreffende bedrijf maar liefst honderden varianten.” De bestelaanvraag ontbrak; iemand kreeg eerst een factuur; de prijs of levertijd werd aangepast; medewerkers passeerden de afdeling inkoop, omdat ze die te traag en bureaucratisch vonden. Lethen: “De standaardprocedure werd slechts opgevolgd in minder dan de helft van de gevallen. Wanneer je al die afwijkingen in dat veronderstelde lineaire schema plaatst, blijkt dat te zijn verworden tot een spaghetti van lijntjes en verbindingen.
De hik
Een CMO, CFO of CEO krijgt dikwijls spontaan de spreekwoordelijke hik als hij dat bordje pasta ziet. ‘Dit kan niet, dit zijn wij niet. Zo ongeorganiseerd kunnen we toch niet zijn. We hebben onze business toch heel agile op elkaar afgestemd’. Maar ja, data liegen niet. Lethen: “Binnen een proces analyseert iedereen vaak maar een klein deel. Mensen zien daardoor slechts een aantal stapjes. Ze missen meestal het totaalplaatje.” De geserveerde ‘Spaghetti di Celonis’ maakt dat totaalplaatje in één keer duidelijk. Visualiseert waar de veronderstelde rechte lijn kronkelt en afbuigt, en hoe je die weer kunt recht trekken. “Er bestaat een groot verschil tussen theorie en praktijk. Zonder dat iemand binnen een bedrijf daar weet van heeft. Dat is gek, heel gek.”
Formule 1-circuit
Daarom ook kies je voor process mining, onderstreept Pelsmaeker. “Je wilt inzichtelijk maken waar de knelpunten in je bedrijfsproces zitten en welke onnodig veel tijd of geld kosten.” Dat hoeft niet per se te betekenen dat je alle valkuilen en knelpunten direct gaat gladstrijken, zegt hij. Voor sommige afwijkingen kun je misschien zeggen: ‘Ach, weet je, we doen dat al jaren zo en dat is prima. Als we die gaan aanpassen, geeft dat intern misschien te veel gebakkelei en weerstand, en dat komt onze cultuur niet ten goede. Dus laat maar zo’.
Den Bosch
Celonis kiest voor Den Bosch als uitvalsbasis om de Benelux te veroveren. Dat heeft alles te maken met de aanwezigheid van de Jheronimus Academy of Data Science (JADS). Opgericht door de Universiteit Tilburg en TU/e. Op deze data academie kunnen studenten sinds 2016 de opleiding Data Science & Entrepreneurship volgen die bestaat uit een combinatie van vakken van beide universiteiten. Wiskunde en techniek met sociale, ethische en juridische vraagstukken. Maar waar die opleiding moet komen? Kiezen voor de ene universiteitsstad is geen keuze voor de andere, en ja, dat geeft politieke heisa. En dan komt Den Bosch in beeld. Daar is geen universiteit, en die stad is zowel vanuit Tilburg en Eindhoven makkelijk te bereiken. Ook is er een locatie: het voormalig Mariënburg-klooster aan de St. Janssingel. Op hinkstapsprong afstand van het station. Daar vind je dan ook Celonis, bovenin het JADS- gebouw, op zolder.
“We buigen subjectief om naar objectief. Dat voorkomt intern geruzie en politiek geharrewar.”
Data science biotoop
Bij JADS zitten meer dan een dozijn data-driven bedrijven en honderden internationale studenten onder een dak. Ze krijgen er twee jaar les en kunnen als ze willen direct na hun studie doorstromen naar de bedrijven verderop. Pelsmaeker: “Goede data scientists vind je lastig. Wij zitten hier vanaf hun eerste studiejaar op hun radar.” En de studenten weten Celonis te vinden. Niet vreemd. Het softwarebedrijf is wereldwijd marktleider op het gebied van enterprise-ready Process Mining en groeit als Brabantse putjeskool. Met verschillende vestigingen en kantoren in Europa (München, Londen en Den Bosch) en de VS (o.a. New York). Wereldwijd telt Celonis inmiddels ruim vierhonderd medewerkers, vooral jonge, hoogopgeleide data scientists. Een verdubbeling binnen een jaar. Ook de vestiging in Den Bosch knalt bijna uit zijn voegen. Maar verhuizen naar elders, no way. Omdat ze er in hun Bossche data science biotoop zo warmpjes bij zitten.
Predictive analytics
Want zeker, bij Celonis hebben ze blijvend nieuwe mensen nodig. Denk niet dat hun product klaar is. Dat geldt voor elke technologie: software dien je continu te optimaliseren. Daarbij werkt Celonis nauw samen met ‘peetvader’ Van der Aalst en de TU/e. Met als doel meer inzicht in bedrijfsprocessen te verkrijgen en nog betere diagnoses te stellen. Lethen: “Wij kijken nadrukkelijk naar voorspellende waarden in plaats van dat we alleen analyseren achteraf. Zo kun je mogelijke procesproblemen al tackelen voordat die de kop opsteken. En misschien voorspellen wanneer je klanten verliest zodat je tijdig acties kunt bedenken om die te behouden.”
Chief Process Owner
Celonis is de darling van investeerders. Het softwarebedrijf is op papier 1 miljard dollar waard. Lethen en Pelsmaeker halen er hun schouders over op. Liever wijzen ze op hun klanten. Honderden uit 25 landen. Zowel grote jongens uit de Fortune 500 als middelgrote bedrijven. “Process mining is vooral interessant voor bedrijven die veel transacties hebben. Vaak organisaties met enkele honderden miljoenen omzet.” Pelsmaeker en Lethen denken dat die straks zelf process mining gaan inzetten. Met een CPO – chief process owner – die vanachter zijn bureau kan inzien of dingen wel of niet op de juiste manier gebeuren. Lethen: “Onze software is een krachtig echoapparaat dat al je geautomatiseerde processen doorpluist om te kijken waar de kernoorzaak van een probleem zit. Voor expertvragen heb je datakenners nodig. De output is te begrijpen door een breed publiek.” Bij Siemens werken al duizenden mensen met de tool, niet alleen data wetenschappers. Die laagdrempeligheid gaat ervoor zorgen dat process mining nog een grotere vlucht neemt. En dat heeft nog iets vreselijks aantrekkelijks, vindt Pelsmaeker: “Bij elke discussie ben je in een paar muisklikken bij de onderliggende feiten. ‘Kijk, dit zijn de bestellingen, en dit is wat er écht is gebeurd’. We buigen subjectief om naar objectief. Dat voorkomt intern geruzie en politiek geharrewar.”
Bron: © Brabant Brand Box
Als je dit artikel leuk vindt, lees dan ook:
