Iedereen die in ziekenhuizen of de welzijnssector werkt, zal de uitdaging herkennen: het invullen van openstaande ploegendiensten kan extreem tijdrovend zijn. Het gedoe van telefoontje na telefoontje slokt de hele dag van een manager op, waardoor deze gefrustreerd achterblijft. En na het ‘oplossen’ van het ene probleem ontstaat vaak een ander: personeel voelt zich schuldig over het afwijzen van een dienst of is boos over het feit dat ze tegen hun zin toch een bepaalde dienst moeten draaien.
Het vullen van openstaande diensten is, kortom, een dure en tijdrovende bezigheid die ook nog eens stressvol voor het personeel kan zijn. Als je geen mensen kunt vinden om die diensten in te vullen, zit je uiteindelijk met enorme kosten aan overuren en uitzendbureaus, onderbediende afdelingen, gefrustreerde medewerkers en patiënten die slecht behandeld worden. De persoonlijke ervaringen met dit gedoe brachten Julie Adams, oprichter en CEO van het in Toronto gevestigde ShiftLink Inc, ertoe na te gaan denken over oplossingen. Het leidde tot de bouw van een platform en app die vraag en aanbod op een toegankelijke manier bij elkaar brengen. In haar eigen woorden: “ShiftLink kan openstaande diensten in minder dan 2 minuten vullen. De kostenbesparingen zijn enorm!”
Als voorbeeld wijst Adams op een van haar vaste klanten, het Markham Stouffville Hospital (MSH) in Markham, Canada. Voorheen zou een manager tenminste drie kwartier nodig hebben om slechts één dienst in te vullen, en dat voor slechts één afdeling, zegt ze. “Regels rond anciënniteit maakten het bijvoorbeeld erg moeilijk om het personeel snel op de hoogte te stellen en het bellen, het registreren en en het informeren van het personeel kostte veel tijd.”
Sinds MSH begon met ShiftLink kan een manager in minder tijd drie afdelingen bijhouden, zegt Adams. “Wat we bereikten was een 75% vermindering van de tijd die besteed moest worden aan de telefoon en daarnaast een potentiële jaarlijkse productiviteitsbesparing van maximaal $400.000 voor het ziekenhuis. Bovendien: doordat gemiddeld vier mensen per bericht reageren, heeft het ziekenhuis een grotere keuze aan beschikbaar en geïnteresseerd personeel, waardoor het geen overuren meer hoeft te betalen of de dienst via een extern uitzendbureau hoeft te vervullen.” Een ziekenhuis met ongeveer 3000 personeelsleden zou jaarlijks meer dan 9 miljoen dollar kunnen besparen op productiviteit, uitzendkosten en overuren, zegt ze.
85.000 telefoongesprekken
Adams zegt dat de ShiftLink App kan werken in elke industrie die met diensten werkt, maar haar ervaring leert ook dat sectoren met “frontline workers” vooral gebaat zijn met ShiftLink. “Naast ziekenhuizen en andere gezondheidscentra, kun je denken aan de dak-en thuislozenopvang. We hebben geweldige dingen gedaan voor cliënten met weinig middelen.” Geen wonder dat het Leger des Heils in Canada een van de vaste klanten van ShiftLink is.
Sinds de start in 2017 is ShiftLInk verder gegroeid in Canada, met een paar projecten over de Amerikaanse grens, en met veel succes, zo stelt Adams vast. “Vorig jaar hebben we organisaties meer dan 85.000 telefoontjes bespaard en hebben we medewerkers meer dan zes miljoen keer op de hoogte gebracht van dienstmogelijkheden. Dit jaar zullen we alleen maar verder groeien.”
Maar waarom alleen in Canada?
“Inderdaad, onze oplossing wordt niet beperkt door de Canadese grenzen. Bovendien denken we dat Europa ook wel iets als ShiftLink kan gebruiken. Daarom hebben we contact opgenomen met het Netherlands Foreign Investment Agency in Toronto, en zij helpen ons nu om contacten in Nederland te vinden. Samen met hen zijn we nu op zoek naar ziekenhuizen of organisaties voor daklozenopvang om een proefproject te starten. Of een andere industrie die regelmatig diensten moet invullen, dat kan ook natuurlijk. Uitbreiding naar Europa is voor ons op dit moment een logische stap.”
Lokale omstandigheden
Adams verwacht dat haar idee in Europa net zo goed zal werken als in Noord-Amerika. “Het is makkelijk te implementeren, het werkt in elke taal en het bespaart gebruikers een hoop kosten. Dus waarom niet?”
Toch kunnen lokale omstandigheden om specifieke oplossingen vragen. “Dat klopt, de Nederlandse of Duitse markt kan unieke behoeften hebben, en dat kunnen we alleen ontdekken met een pilot en feedback van klanten. Zo zijn we in Canada begonnen, en zo willen we ook in Europa opereren. Als er een organisatie is die wel wat efficiëntie kan gebruiken bij het invullen van hun werkploegen, dan regelen we graag een pilot met ze. We zouden het geweldig vinden om onze ervaring en ons succes in Canada ook in andere landen aan te bieden en zo te bewijzen dat onze oplossing voor deze universele uitdaging locatie- en industrie-overstijgend kan werken.”
Als je dit artikel leuk vindt, lees dan ook:
