Theaters, concertzalen en bioscopen lopen door de anderhalve metermaatregel veel inkomsten mis. Een manier om zo veel mogelijk kaartjes te verkopen én bezoekers veiligheid te bieden, is daarom hard nodig.
Bezoekers van het Muziekgebouw geven via de site aan waar ze willen zitten. Het algoritme markeert dan automatisch de set met stoelen daar omheen die niet meer gebruikt mogen worden. “Zo berekent het systeem voortdurend de beste indeling van de zaal”, legt Frits Spieksma, hoogleraar combinatorisch optimaliseren aan de Technische universiteit Eindhoven (TU/e), uit. Het algoritme houdt er ook rekening mee dat mensen die uit hetzelfde huishouden komen, wel bij elkaar mogen zitten. “Voor het Muziekgebouw is het dus het meest voordelig als mensen met grotere groepen komen. Dan hoeven er minder stoelen leeg te blijven”, gaat de onderzoekers verder.
Van onderzoek naar praktijk
Aan de TU/e is een wiskundig model ontwikkeld dat toepasbaar is op de zalen van het Muziekgebouw. “Het is mooi om te zien dat verschillende organisaties snel de handen ineen slaan om de beste oplossingen te bedenken”, stelt Spieksma. Samen met collega’s Danny Blom en Rudi Pendavingh hebben ze bestaande methodes aangepast om het model efficiënt te kunnen oplossen. “Het is leuk om te zien dat ons onderzoek zo wordt toegepast”, zegt hij.
Directeur van het Muziekgebouw Wim Vringer voegt toe: “Het algoritme is echt een meerwaarde voor onze placering en het ticketsysteem. Als we dit algoritme niet hadden, moesten we echt met de hand gaan tellen en puzzelen om een zaalindeling te maken.” In de zaal van het Muziekgebouw is normaal gesproken plek voor 1250 toeschouwers. Nu kunnen dat er circa 350 zijn. Vringer legt uit dat er de komende tijd vaak twee concerten op één avond gehouden worden. “Om tussen de concerten door de zaal niet schoon te hoeven maken, moeten de stoelen die in de eerste ronde gebruikt worden in de tweede ronde leeg blijven. Dat neemt het algoritme ook allemaal mee.”
De route aangepast
Naast de zaalindeling hebben de onderzoekers ook gekeken naar het handhaven van de maatregelen op andere plekken in de concertzaal. Bijvoorbeeld in de garderobe en de foyers. “Naast een rij- en stoelnummer staan er nu nog meer gegevens op het kaartje van een bezoeker”, vertelt Vringer. “Alle bezoekers krijgen ook een plekje aangewezen in de foyer. Die plek is dicht bij de toegangsdeur naar de zaal zodat mensen zo min mogelijk hoeven te lopen door het gebouw.” Daarnaast wordt de bezoekers gevraagd op een aangewezen tijd naar het theater te komen, zodat nu iedereen tegelijk naar binnen gaat. “De mensen die in het midden van de zaal zitten moeten als eerst naar binnen, daarna de mensen die aan de rand zitten. Je moet voorkomen dat looplijnen elkaar kruisen of mensen elkaar moeten passeren”, zegt hij.
Veilig gevoel
“Logistiek gezien is het een grote uitdaging, maar we willen dat bezoekers zo goed mogelijk beschermd zijn. Bovendien moeten zij zich veilig voelen. Alleen dan komen ze naar de concertzaal”, stelt Vringer. Om deze nieuwe procedure goed te laten verlopen, moet de directeur extra personeel inzetten. “Zo hebben we bijvoorbeeld per toegangsdeur naar de zaal, in totaal zeven, een extra personeelslid”, legt hij uit. “We kunnen alles op papier heel goed doorrekenen, maar het zwakste punt is het moment waarop mensen gaan lopen van foyer naar zaal. Als we dat niet goed sturen, kan het daar nog mis gaan. Zo begeleiden we de bezoeker van de foyer naar de zaal. In de concertzaal hebben we ook extra personeel om mensen te helpen als ze bijvoorbeeld hun stoel niet kunnen vinden.”
Terwijl de personeelskosten alleen maar toenemen, nemen de inkomsten af. “Grote popconcerten zijn verzet naar volgend jaar en de horeca-inkomsten zijn minder omdat mensen niet of nauwelijks blijven hangen na afloop van een voorstelling”, legt Vringer uit. De concertzaal speelt meestal nog niet quitte met twee voorstellingen met ieder 350 bezoekers. Ondanks de logistieke en financiële uitdagingen waar theaters en concertzalen tegenaan lopen, is Vringer blij dat het Muziekgebouw weer open is. “Mensen vinden het leuk dat ze weer naar een theatervoorstelling of een concert kunnen. Zorgen voor culturele kwaliteit is voor ons en de regio heel erg belangrijk.”
Als je dit artikel leuk vindt, lees dan ook:
