Typen, typen, en nog eens typen. Notuleren is vaak niet de meest opwindende taak van een werkdag. Gelukkig hoeven we niet langer zelf te ploeteren, want AI-notulisten betreden de markt in grote getalen.
Waarom je dit moet weten:
Bijna een op de drie Nederlandse consumenten (29%) maakt in het dagelijks leven gebruik van generatieve AI-tools. Er komen er steeds meer bij. Wij belichten een aantal handige opties.
Het aantal online vergaderingen is explosief gestegen sinds de pandemie. Veel mensen werken een dagje thuis. Teamleden zitten tegenwoordig verspreid over het land, of zelfs over de hele wereld. Virtuele vergaderingen zijn een integraal onderdeel geworden van hoe mensen vandaag de dag, en in de toekomst, werken.
Actief meedoen met een vergadering en tegelijkertijd aantekeningen maken kan echter een behoorlijke uitdaging zijn. Gelukkig kunnen AI-notulisten ons uit de brand helpen.
AI-notulisten
Wil je AI als notulist inzetten, dan heb je een geluidsopname van de vergadering nodig. Deze opname wordt door een AI-bedrijf automatisch in tekst omgezet, en vervolgens bewerkt. Zoom test sinds kort bijvoorbeeld de AI Companion in het Nederlands, waarbij gebruikers tijdens online meetings gesprekken kunnen laten samenvatten en vragen kunnen stellen aan een AI-bot.
Sembly.ai, onder meer opgericht door Nederlandse ondernemer Artem Koren, ontwikkelde ook een veelbelovende AI-notulist. Het bedrijf registreert, transcribeert en genereert slimme samenvattingen van vergaderingen die plaatsvinden via Teams, Google Meet en Zoom. Je kunt dus veel meer terugzien dan alleen de aantekeningen; het programma biedt veel mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld ook aan een lijstje van besproken onderwerpen en belangrijke actiepunten opgesomd onder elkaar.
Naast bovenstaande opties, veroveren tientallen soortgelijke programma’s de markt. Stuk voor stuk handige tools voor het geval je geen fan bent van notules maken. En mocht je geen zin hebben om geld uit te geven aan AI-notulen, dan kun je altijd ChatGPT inzetten. Je schrijft dan nog steeds wel zelf de grove aantekeningen op, maar laat de chatbot actiepunten, een samenvatting of een besluitenlijst voor je te genereren.
Een keerzijde
Door het automatiseren van het notuleren, worden vergaderingen dynamischer en interactiever. Echter, dezelfde eigenschap die deze AI-bots waardevol maakt – hun vermogen om gesprekken op te nemen en te analyseren – roept ook vragen op rondom privacy, vooral wanneer gevoelige of bedrijfsinformatie wordt verwerkt.
Daarnaast bestaat er het gevaar dat belangrijke details of nuances verloren gaan, of verkeerd geïnterpreteerd worden door algoritmen. Altijd belangrijk dus, om de notities goed te checken.
Zijn AI-notulen juridisch toegestaan?
Juridisch gezien zijn er geen hindernissen voor AI-notulen, op voorwaarde dat de richtlijnen van de organisatie worden gerespecteerd. Meestal is toestemming van de voorzitter en deelnemers vereist voor het opnemen van een vergadering. Bovendien moet de organisatie geen verbod hanteren op het gebruik van AI-software. Zo wordt er al langere tijd gesproken over een verbod op AI-programma’s zoals ChatGPT bij de overheid.
Als dat niet het geval is, laat deze handige tools je dan zeker een handje helpen. Zodat jij je kunt concentreren op taken waar AI je (nog) niet bij kan assisteren.
